Cos’è il Total Cost of Ownership (TCO)?

Quanto sapete del TCO? Lo state utilizzando al meglio?

Per molte aziende il Total Cost of Ownership (TCO) ha un'influenza significativa sulle decisioni di acquisto e supporta le trattative tenendo presente i punti di visita dei clienti e dei fornitori. Permette alle aziende di valutare se acquistare o meno in modo più approfondito rispetto alla semplice valutazione del prezzo di acquisto.

In particolare il TCO è una procedura finanziaria che stima tutti i costi associati ad un'attività. I costi di acquisizione sono inclusi insieme a tutti i costi diretti e indiretti dell'intero ciclo di vita dell'asset: assemblaggio, produzione, magazzino, distribuzione, amministrazione e altro. Quando si stima il TCO, è possibile identificare i fattori di costo noti e i costi nascosti prima di prendere la decisione di investire.

La storia del TCO

Dal XX secolo ad oggi sono state registrate diversi procedure di TCO tuttavia, la concezione odierne risale al 1987, quando la società di consulenza Gartner Group sviluppò e promosse il TCO per valutare i costi dell'infrastruttura IT. Nei decenni successivi, il TCO è stato approvato e adottato a livello globale.

Sono state sviluppate molte metodologie e strumenti software diversi per analizzare il TCO in una varietà di contesti e settori diversi. Indipendentemente dalla metodologia o dall'applicazione, l'obiettivo del TCO è sempre quello di comprendere e riprodurre i veri costi di acquisizione di un bene.

Dove può essere applicato il TCO?

Il Total Cost of Ownership è molto versatile. Può essere utilizzato in molti contesti diversi e settori merceologici distanti tra loro. Le aziende e gli individui possono stimare il TCO di qualsiasi acquisto: da una persona che acquista un’auto nuova ad un’azienda che effettua un importante acquisto di un software da utilizzare negli stabilimenti di tutto il mondo.

Bossard si concentra sul TCO applicato ai componenti di classe C, viti, dadi, rondelle e altri elementi piccoli ma essenziali, che spesso vengono gestite caoticamente.

Benefici tangibili del TCO

Il TCO consente di risparmiare tempo e costi di manodopera nei seguenti modi:

• Confrontando i diversi fornitori
  Con un sistema di valutazione di fornitori basato sul TCO, è possibile misurare e valutare le diverse prestazioni del fornitore e decidere quale sia la soluzione migliore.
• Identificando il potenziale di ottimizzazione
  Il TCO rende maggiormente visibile la relazione causa-effetto.
• Aumentando la comprensione dei costi in tutta l'azienda
  Abbattere i costi e condividere le informazioni con i dipendenti consente loro di comprendere l'ottimizzazione dei costi.
• Aiutandoti a decidere se acquistare
  Valutare il Total Cost of Ownership è essenziale per scegliere razionalmente quando si tratta di prendere o comparare le decisioni.
• Aiutandoti a definire la quantità di EOQ
  I calcoli del TCO forniscono le basi per una valutazione della quantità di lotto economico (EOQ), che consente di ridurre al minimo i costi totali dell'inventario. 

Benefici immateriali del TCO

Il TCO aumenta la trasparenza e la responsabilità dell'organizzazione nei seguenti modi:

• Migliora la comunicazione interna aziendale
  È possibile basare le decisioni su serie di dati coerenti e ragionamenti chiari, riducendo i conflitti tra dipendenti e dirigenti.

• Rafforza il processo di trattativa 
  Quando si tratta con i fornitori, è possibile ottenere dei vantaggi a seguito della valutazione del TCO.

• Utile per lo sviluppo e la vendita del prodotto
  Considerando l’aspetto di Produzione/vendita? Adottare il metodo TCO dal punto di vista dei potenziali clienti in modo da analizzare dove ti trovi rispetto alla concorrenza.
  

Riduzione del TCO: categorie di costo ed elementi di costo

Ci sono due livelli nel calcolo del TCO: categorie di costo ed elementi di costo (noti anche come fattori di costo). A seconda del caso in questione, si avranno diverse categorie di costi ed elementi di costo e si possono strutturare questi livelli in modi diversi. Le categorie di costo comuni sono elencate di seguito e la maggior parte degli elementi di costo si adatterà ad una o più di queste categorie.

• Qualità
  Contiene elementi di costo relativi alla qualità del fornitore e del prodotto

• Gestione
  Comprende i costi di approvvigionamento, costi iniziali e costi di pianificazione

• Fornitura
  Merci ricevute e consegne di forniture difettose o in ritardo

• Servizio
  Contiene elementi di costo relativi all'installazione, alla manutenzione e ad ulteriori servizi

• Comunicazione
  Comprende i costi di comunicazione sia interni che esterni (fornitore)

• Prezzo
  Il più semplice delle 6 categorie, contiene infatti le spese come quantità di ordine e consegna.

Problemi riscontrabili con l'implementazione del TCO

Anche se il TCO offre enormi vantaggi in quasi tutte le situazioni, possono emergere dei problemi durante la sua implementazione, specialmente se il concetto TCO è sconosciuto all'interno della vostra organizzazione.

Il problema più grande si verifica quando un'azienda tenta di copiare un modello di TCO da un'altra società. A causa dei molteplici fattori complessi che entrano in gioco nella valutazione, non è efficace copiare un modello da un'altra società. Questo è il motivo per cui non vi proponiamo un modello di esempio all’interno di questo articolo.

Ci sono altri problemi che possono verificarsi quando si tenta di introdurre il TCO in un'azienda. I dipendenti devono essere formati, i processi operativi interni potrebbero dover essere modificati e potrebbero verificarsi conflitti all'interno della cultura aziendale esistente.

Un altro ostacolo nell'implementazione del TCO si può riscontrare nella scarsità di fonti e sistemi di dati utili a determinare gli elementi di costo. Inoltre possono essere un problema i tempi necessari al completamento del TCO.

Nonostante le difficoltà, riteniamo che l’implementazione del TCO sia parte fondamentale del processo decisionale. Dovrebbero essere compiuti degli sforzi per mitigare i problemi associati all'implementazione del TCO in modo che la vostra azienda possa coglierne i benefici.

Fonte:
Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.