Hvad er Total Cost of Ownership?

For mange virksomheder har Total Cost of Ownership (TCO) en betydelig indflydelse på hvilke købsbeslutninger der træffes, og giver virksomhederne en bedre indsigt i hvad der reelt forhandles om, og om de skal købe eller lade være.

Virksomhederne får bedre mulighed for at se hvilke omkostninger der forbundet med et køb, end blot selve købsprisen på et aktiv.
 
TCO er i sin helhed et finansielt skøn og en procedure, der estimerer alle omkostninger forbundet med et aktiv. Anskaffelsesomkostninger er inkluderet sammen med alle direkte og indirekte omkostninger i hele aktivets livscyklus: montering, produktion, lager, distribution, administration osv. Når du estimerer TCO, skal du identificere synlige men også de skjulte omkostninger, før du træffer beslutningen om at erhverve aktivet. 

Historien bag TCO

Forskellige TCO-processer er blevet registreret siden det 20. århundrede, men den mest almene kendte og brugte TCO-model er fra 1987, da konsulentfirmaet Gartner Group udviklede TCO-modellen til at beregne omkostningerne inden for IT-infrastruktur. TCO har siden været en anerkendt metode og bruges globalt.

Mange forskellige metoder og softwareværktøjer er udviklet til at analysere TCO i forskellige sammenhænge og brancher. Uanset metoden eller værktøjet er TCO's mål altid at synliggøre alle omkostninger, der er ved erhverve et aktiv.

Hvor kan TCO anvendes?

Metoden bag Total Cost of Ownership kan bruges i mange forskellige sammenhænge på tværs af forskellige brancher. Virksomheder og enkeltpersoner kan estimere TCO af ethvert køb, de foretager: Alt fra en person, der køber en ny bil til en stor virksomhed, der køber software til brug over hele kloden.

Bossard fokuserer på TCO inden for C-Parts, dvs. skruer, bolte, møtrikker, skiver og andre små, men væsentlige komponenter, der håndteres i større mængder.

Konkrete fordele ved TCO

TCO hjælper dig med at spare tid og omkostninger inden for følgende områder:

• Lettere at benchmarke forskellige leverandører.
  Ved at analyserer og bruge TCO-værktøjet, kan du måle og evaluere forskellige leverandør for at finde frem til hvilken leverandør, der passer bedst til opgaven.

• Nemmere at identificere optimeringspotentialet.
  TCO kan hjælpe dig med optimere processerne ved skabe større gennemsigtighed i årsags- og effektkæden.

• Alle skal forstå hvordan omkostningerne opstår. 
  Det gælder om at splitte omkostningerne op for det enkelte aktiv og kommunikerer det ud til medarbejderne for at de har mulighed for at få indsigt i hvilke optimeringsmuligheder, der er på omkostningssiden.   

• Bedre grundlag for købsbeslutning.
  En analyse af totalomkostningerne er helt afgørende for at det rigtige valg træffes, når det kommer til købsbeslutningen.

• Beregn dig til den rigtige ordrestørrelse.
  TCO beregninger giver dig et bedre beslutningsgrundlag til at optimere på ordrestørrelserne (EOQ), og hjælper dig med at analyserer dig frem til hvordan du kan minimere de samlede omkostninger for lagerbeholdningen.
  
  

De skjulte fordele ved TCO

TCO skaber på tværs af organisationen øget gennemsigtighed:

• Forbedrer kommunikationen internt.
  Ved at bruge TCO kan du træffe beslutninger ud fra et datagrundlag, som er mere konsistent. Beslutninger bliver taget på et rationalt grundlag og medfører at konflikter og miskommunikation mindskes iblandt medarbejdere og ledelse.

• Styrker forhandlingsprocessen.
  Når du forhandler med en leverandør, kan du styrke din forhandlingsposition ved at bruge resultaterne fra Total Cost of Ownership.

• Nyttigt værktøj til produktudvikling og salg
  Overvejer du at producere eller sælge et produkt? Brug TCO-modellen til at analyserer dig selv udefra. Sæt dig selv i kundens sted for at se hvilken position du indtager på markedet.  
      

Opdeling af omkostningerne i TCO: i kategorier og faktorer

Der er to niveauer når TCO beregnes: omkostningskategorier og omkostningsfaktorer (også kaldet cost drivers). Afhængigt af opgaven vil du have forskellige omkostningskategorier og omkostningsfaktorer, og du kan inddele niveauerne på forskellige måder. De fælles kategorier for omkostninger er angivet nedenfor, og de fleste cost drivers passer til en eller flere af disse kategorier.

Der er 6 omkostningskategorier til beregning af TCO, ifølge Ellram og Siferd (1993):

• Kvalitet.
  Indeholder omkostningsfaktorer, der vedrører både kvalitetskrav til leverandører og produktkvalitet.   

• Ledelse.
  Omfatter indkøb-, ledelses- og planlægningsomkostninger.

• Levering.
  Består af modtagne varer samt defekte eller forsinkede leverancer.

• Service.
  Indeholder omkostningsfaktorer vedrørende installation, vedligeholdelse og yderligere service.

• Kommunikation
  Kommunikationsomkostninger forbundet til de interne og eksterne leverandører.

• Indkøbspris
  Den mest simple af de 6, som indeholder udgifter omkring ordremængde og levering.

Udfordringer ved at implementere TCO

Selv om TCO giver store fordele, kan der opstå problemer under implementeringen, hvis det er første gang TCO-modellen skal anvendes i organisation.

Det største problem opstår, når et firma forsøger at kopiere en TCO-model fra et andet firma. På grund af de mange komplekse faktorer, der indgår i en TCO-beregning, er det ikke hensigtsmæssigt at kopiere TCO-modellen fra andre og hvorfor vi ikke har vist en generel modelberegning her.

Når man introducerer TCO-modellen for første gang i organisationen, kræver det, at medarbejderne skal uddannes og trænes i at bruge værktøjet. Der skal muligvis ændres operationelt i organisationen og de ændringer kan konflikte med den eksisterende virksomhedskultur.

Et andet problem er, hvis systemerne ikke giver et stort nok datagrundlag til at definere omkostningsfaktorerne, som derved komplicerer implementeringen af TCO-modellen.

At forstå og bruge værktøjet bag Total Cost of Ownership er vigtigt for beslutnings- og indkøbsprocessen, og virksomheder bør have fokus på TCO for at kunne skabe fordele fremadrettet for deres forretning.

Kilde:
Ellram, L. M., & Siferd, S. P. (1993). Purchasing: The Cornerstone of the Total Cost of Ownership Concept.