Ekstern varebestilling

Vi har tidligere beskrevet, hvordan den interne varebestilling fra fabriksgulvet til indkøbsafdelingen kan forårsage meget spildtid, især hvis det sker uden dataindsigt. Nedenfor beskrives spildtiden, for den eksterne varebestilling hos underleverandøren, når der skal genbestilles nye C-Parts.

Indkøb har lige fået en bestilling.

Indkøbsafdelingen har lige fået Kanban-kortene for de C-parts, der skal bestilles til produktionen. Indkøberen går i gang med at indtaste kortinformationen på varebestillingen i ERP-systemet, hvorfra der skal genereres en indkøbsordre til leverandøren. Allerede her er der for mange mennesker involveret i processen. Bare det, at kortene skal afleveres i indkøbsafdelingen, men også overlevering af information mellem afdelingerne om, hvad der skal bestilles, indtastning i systemer samt tilbagemelding til relevante personer og tilbagelevering af Kanban-kortene til produktionen, tager alt sammen tid fra mange forskellige medarbejdere.

Der er mange processer en ekstern varebestilling skal igennem, når behovet identificeres, og varen skal bestilles hjem. Her er nogle punkter, som har potentiale for at blive tidsrøvere, hvis varebestillingen ikke automatiseres:

• Registrering af behov for varebestilling. (Der går tid på at notere og aflevere varebestillingen)
• Processen når varen skal bestilles mellem afdelingerne. (Tid bruges på at informere hinanden)
• Bestilling af varen hos leverandøren. (Manuel indtastning)
• Manglende planlægningsoverblik, f.eks. hvornår varen ankommer. (Kontrol skaber spildtid)

Uden data har du i hvert fald bestilt spildtid.

En anden kritisk tidsfaktor er, hvornår varerne ankommer. Du vil helst ikke have, at varerne kommer for tidligt, da dine lageromkostninger vil stige ved at have materiale liggende på lager, der ikke er planlagt i produktionen. Men omvendt må varerne heller ikke ankomme for sent, da forsinkelser kan koste dyrt, hvis produktionen står stille. Det gælder om at udregne den helt rigtige leveringstid for dine varer, men hvis det sker uden dataindsigt, har du ikke mulighed for at reagere på udsving i forbruget, og der er potentielt risiko for, at du enten har for meget på lager eller for lidt.

Lad os tage et eksempel:

Det opdages for sent, at der kommer til at mangle pinolskruer i løbet af næste uge på grund af en ekstraordinært stor ordreindgang. Selvom indkøb bestiller varerne med det samme, de får overleveret Kanban-kortene fra produktionen, skal de helst have varerne før, for ellers løber de tør. De skal samtidigt udregne det nye forbrug i produktionen, så der ikke skal genbestilles på bagkant (igen) – men hvad er det nye forbrug, når de ikke har indsigten?

Hvis genbestillingsprocessen er digitaliseret, udregner logistiksystemet selv det opjusterede forbrug og ændrer leveringstiden ud fra, hvornår det nye minimumsforbrug rammes – helt automatisk. Varerne sendes kun fra leverandøren, når varen skal bruges og i de rette mængder, og dette er med til at eliminere dødt lager eller varemangel.

Slip kontrollen og få mere tid.

En anden udfordring er, når du ikke har bred dataindsigt, fordi der er én manuel tilgang til den eksterne varebestilling. Så bruger du unødvendig meget tid på at kontrollere og på at fortælle andre, hvornår de bestilte C-parts ankommer. Det er muligt at implementere logistiksystemer, der visuelt viser, hvornår varen ankommer helt ude på montagelinjen, f.eks. med en display-løsning, der opdateres løbende med ordrestatus og leveringsdato. Ved at give alle på fabriksgulvet, lageret, de ansvarlige i virksomhedens supply chain og indkøb den samme information samtidigt, optimeres informationsflowet igennem hele indkøbsprocessen.

Læs om andre tidsrøvere i indkøb, i produktionen og på lageret for C-parts f.eks. om intern varebestilling, vareopfyldningsprocessen, lagerstatus og manglende varer.